تعتمد ملايين الشركات حول العالم على تشغيل كول سنتر للرد على مكالمات العملاء أو البيع للعملاء، على وجه الخصوص بعد تفشي قلل من تفاعلاتنا وجهاً لوجه، أصبحت كول سنتر ومراكز الاتصال خدمة العملاء أكثر أهمية. ارتفعت مكالمات العملاء أثناء الوباء، كما وفرت مراكز الاتصال العديد من فرص العمل وستواصل القيام بذلك في المستقبل.

في هذه المقالة العملية، يمكنك التعرف على ما هو كول سنتر، وما هي المكونات الرئيسية في كول سنتر، وكذلك التقاط بعض النصائح الأساسية لكول سنتر.

هل انت جاهز؟

يستخدم جميع المحترفين الهاتف كوسيلة للتواصل والتفاعل مع عملائهم وشركائهم وزملائهم وأكثر من ذلك، لذا فإن امتلاك مهارات هاتفية جيدة هو عمل الجميع.

يجب أن يعرف موظفو المبيعات الداخلية ومتخصصو خدمة العملاء ووكلاء كول سنتر وقادة فريق كول سنتر ومديرو المبيعات والأفراد الذين يبحثون عن وظيفة في كول سنتر ان يعرفوا ما هو كول سنتر وما هي العمليات فيه وأيضًا معرفة بعض أفضل الممارسات المتعلقة إليها.

لذلك دعونا نستكشف ما هو كول سنتر.

كول سنتر

كول سنتر Call Center: هو قسم أو نشاط تجاري يستقبل المكالمات الواردة -مثل الاستفسارات أو مكالمات الدعم والمكالمات الصادرة -أي مكالمات التسويق أو الاستطلاعات

أصبحت مراكز الاتصال كول سنتر وسيلة شائعة جدًا لخدمة العملاء خاصة مع تطوير أنظمة الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR) – تلك المطالبات الآلية على المكالمة التي تطلب منك الضغط على 1 للخدمة معنية و 2 لخدمة أخرى إلخ.

تم تصميم كول سنتر في البداية للتعامل مع المكالمات الصوتية الواردة أو الصادرة من المركز ومع تطور التكنولوجيا، وحصول الناس على المزيد من الفرص للتفاعل مع المنظمات، كان على كول سنتر أن تتطور أيضًا. الآن يعالجون جميع تفاعلات العملاء بما في ذلك البريد الإلكتروني والوسائط الاجتماعية والدردشة عبر الإنترنت وما شابه. أصبحت كول سنتر هذه تُعرف باسم مراكز الاتصال لأنها تحتاج إلى حساب جميع ارتباطات العملاء.

نظرًا لأن العملاء سيتصلون بخدمة العملاء من خلال أي قناة، فإن هذه المراكز بحاجة إلى الحصول على رؤية كاملة للعميل عبر نقاط الاتصال المختلفة فيما يسمى عرض 360 درجة للعميل.

ما هي أنواع المكالمات التي تتم في كول سنتر؟

يوجد في كول سنتر نوعان رئيسيان من المكالمات أو التفاعلات التي تحدث فيها:

المكالمات الواردة: وهي المكالمات التي تأتي إلى المركز من قبل العملاء الذين لديهم مشكلة أو يريدون طرح سؤال. يجب أن تتم خدمة هذه المكالمات بأسرع ما يمكن وبفعالية. نظرًا لأنهم من عملاء، يمكنهم توفير فرصة رائعة لإسعادهم بخدمة استثنائية.

المكالمات الصادرة: وهي المكالمات التي يتم إجراؤها من قبل موظفي كول سنتر إما للمبيعات أو لتحصيل الأموال المستحقة أو استطلاعات خدمة العملاء أو كمتابعة لطلب مكالمة واردة. قد يكون إجراء المكالمات الصادرة أمرًا صعبًا للغاية نظرًا لأن المكالمة يمكن أن تتم في وقت عشوائي قد لا يكون مناسبًا للعميل.

يجب التفكير كثيرًا في التعامل الفعال مع المكالمات حتى تضمن المؤسسات حصول العملاء على أفضل تجربة ممكنة.

ما هي عناصر مكالمة كول سنتر الداخلي؟

توفر كول سنتر للمنظمات طريقة فعالة وملائمة لحل مشاكل العملاء أو تلبية احتياجاتهم. أساس أي عملية كول سنتر هو المكالمات التي تتم بين الوكيل الذي يجيب على المكالمة والعميل أو المتصل على الخط الآخر.

هيكل المكالمات في كول سنتر

هناك 3 عناصر لمكالمة كول سنتر الداخلي والتي سيحتاج الوكلاء إلى التدريب عليها:

فتح المكالمة: عندما تصل مكالمة ويلتقطها الوكيل، فسوف يستقبلون العميل ويقدمون أنفسهم.

جسم المكالمة: ينصب التركيز في الجزء الرئيسي من المكالمة على الاستماع جيدًا وفهم مشكلة العميل ومعالجتها بشكل مناسب.

إغلاق المكالمة: قبل إغلاق المكالمة مع العميل، يتم إرسال رسالة شكر وداع. ثم سيحتاج الوكيل إلى إنهاء المكالمة وإضافة أي ملاحظات إلى نظام العميل.

ما هو هيكل كول سنتر ووظائف الفريق

تم تصميم كول سنتر حول الوظائف الرئيسية المكونة من فرق. إن وجود فريق كول سنتر فعال مهم للغاية.

فريق كول سنتر

فيما يلي الوظائف المعتادة التي قد تجدها في كول سنتر

• وكيل كول سنتر –الرد على جهات الاتصال التي تأتي من العملاء أو إجراء مكالمات صادر.
• قائد فريق كول سنتر -معالجة حالات التصعيد من الوكلاء الذين لم يتمكنوا من حلها.
• إدارة القوى العاملة (WFM) القيادة -تعد جداول الموظفين والعطلات وحجوزات الإجازات.
• فريق إدارة الجودة –مراقبة التفاعلات، وإعداد بطاقة الأداء، والتوصية بتدريب الوكيل، والتوصية بالإجراءات التصحيحية
• فريق نظم المعلومات الإدارية –مسؤول عن إعداد لوحات المعلومات، وإعداد التقارير، وتقرير الأداء اليومي والشهري والسنوي، وتقرير حجم المكالمات، إلخ.
• مدير كول سنتر –مسؤول عن الإدارة العامة لنظام كول سنتر.

وفقًا لدراسة هارفارد حول خدمة العملاء:

معدلات الدوران للعاملين في خدمة العملاء مرتفعة -27٪ سنويًا في المتوسط، لذلك مع وضع هذه الإحصائية في الاعتبار، يجب أن يكون مديرو ومسؤولو كول سنتر على دراية كبيرة برفاهية وكلائهم.

نظرًا لأننا تعلمنا ما هو كول سنتر، يمكننا الآن الانتقال إلى بعض نصائح كول سنتر لتحسين خدمة العملاء.

يمكن أن تكون هذه النصائح مفيدة لك سواء كنت تعمل في كول سنتر أو في تعاملك الخاص مع من حولك.

كلمات وعبارات خدمة العملاء الرائعة المستخدمة في مراكز الاتصال

عندما يتصل العملاء بمركز خدمة العملاء، فإنهم عادة ما يواجهون مشكلة، مما يعني أنهم بدأوا بالفعل الاتصال معك بتجربة سلبية.

هدفك هو تحويل هذه التجربة إلى تجربة إيجابية ويمكن للكلمات والعبارات التي تستخدمها أن تحدث فرقًا كبيرًا.

إليك 5 كلمات وعبارات رائعة لخدمة العملاء يمكنك استخدامها:

• من المؤسف أنك تواجه هذه المشكلة
• بناءً على تجربتنا، هذا هو المسار الصحيح للعمل
• استبدل كلمة “لكن” بكلمة “كل ما أقوله هو”
• عندما تخرج الأمور عن السيطرة، يمكنك تذكير العميل “أنا فقط أقوم بعملي”
• بالتأكيد! أكثر فاعلية من نعم

يمكن أن تساعد هذه المصطلحات الخمسة في تحسين التواصل مع العملاء وتحويل الموقف السلبي إلى موقف أكثر إيجابية.

نصائح حول كيفية التعامل مع مكالمة العميل الغاضبة

يواجه الكثير منا العميل الغاضب من حين لآخر -سواء كان داخليًا داخل شركتنا أو خارجيًا في التعامل مع العملاء الذين يشترون. يتسم بعض العملاء بفظاظة وغير عقلانية، ولكن في الغالبية العظمى من الأوقات يكون العملاء منطقيين.

تساعد مراكز الاتصال في إرضاء العملاء

فيما يلي 3 نصائح حول كيفية التعامل مع عميل غاضب وكسب الموقف

• استمع، استمع واستمع أكثر.
• لا تجادل مع العميل، لأنك لن تفوز أبدًا.
• تعاطف مع العميل وأخبره أنك تفهم موقفه.

بعد فهم المشكلة والموقف، إذا كان بإمكانك حلها، فسيكون ذلك رائعًا. إذا لم يكن الأمر كذلك، فأنت بحاجة إلى توضيح أن المشكلة خارجة عنك ومن المؤسف أن لديهم تلك التجربة. اعتمادًا على سياسات الشركة، قد تتمكن من تقديم شيء لهم لتعويضهم عن تجربتهم السيئة.

تذكر، حتى لا تأخذ أي شخص اتصال سلبي مع العملاء، عليك أن تتعلم كيفية فصل مشاعرك عن الوظيفة.

النتائج التي يجب أن توجه جميع ارتباطات خدمة العملاء

العملاء ضروريون لجميع الأعمال، والاعتناء بهؤلاء العملاء سيساعد في زيادة ولائهم لمؤسستك. ومع ذلك، قد يكون حل مشكلات العملاء نشاطًا مكلفًا للغاية من منظور الوقت والمال، فكيف يمكننا ضمان عدم المبالغة في ذلك؟

فيما يلي 3 نتائج يجب أن توجه جميع مشاركات خدمة العملاء الخاصة بك:

• التركيز على العميل –تأكد دائمًا من أن أي عملية أو نشاط يضع العميل في مركزه.
• يحركها الأداء -قياس الأداء وتحسينه باستمرار.
• النتائج الموجهة -استمر في تتبع مدى نجاحك في حل مشاكل العملاء ومدى رضا العملاء.

تساعد النتائج الثلاثة المذكورة أعلاه في الحفاظ على التوازن للتأكد من أنك تعالج مشاكل العملاء بفعالية وأن تكون فعالًا في كيفية معالجتها لضمان أعلى مستوى من رضا العملاء.

نأمل أن تكون قد تعرفت على ماهية كول سنتر ويمكنك تطبيق النصائح المذكورة أعلاه لتحسين خدمة العملاء أو مهارات المبيعات لديك.

أقرأ أيضاً:

Call Center System نظام كول سنتر

Call Contact System| نظام مركز الاتصال