نظام إدارة المستندات (DMS) Document Management Systemوغالباً ما يشار اليه بنظام إدارة الوثائق RMS او نظام إدارة الوثائق والسجلات الكترونية EDRMS
تعريف نظام إدارة المستندات
نظام إدارة المستندات DMS: هو برنامج يستخدم لتخزين وأرشفه وإدارة وتتبع الوثائق الإلكترونية والصور الإلكترونية للمعلومات الورقية التي يتم التقاطها من خلال استخدام الماسح الضوئي.
أيضا هو حل إداري يسمح للشركات بالتحكم في إنتاج المستندات الإلكترونية وتخزينها وإدارتها وتوزيعها، مما يؤدي إلى زيادة الفعالية والقدرة على إعادة الاستخدام للمعلومات والتحكم بتدفق المستندات.
أهمية نظام إدارة المستندات
نظام إدارة المستندات يبني مستودعاَ عالة القيمة لأصول ومعلومات المؤسسة لتسهيل إنشاء المعرفة وتحسين عملية اتخاذ القرارات وتعزيز مجموعة العمل وإنتاجية المؤسسة من خلال الممارسات المشتركة وعلاقات أفضل مع العملاء والمستفيدين.
مميزات نظام إدارة المستندات
مميزات نظام إدارة المستندات كثيرة سوف نورد منها التالي:
- الارشفة: أرشفة المستندات الكترونية الداخلية والخارجية وتجميع المستندات من مصادر متعددة الى مكان واحد.
- التنظيم: يتم استخدام المجلدات لتنظيم وترتيب المستندات واستخدام القائم والفلترة والبحث للتسهيل الوصول اليها.
- التعاون: يتيح لك نظام إدارة المستندات تعيين ومشاركة المستندات للموظفين والمجموعات للتعاون والعمل في آن واحد.
- التحكم بالوصول: يمكنك عمليات التحكم بالوصول وقواعد المشاركة للإبقاء على ملفاتك متاحة للأشخاص المعنيين.
- المناقشة والمهام: يتيح لك نظام إدارة المستندات كتابة النقاشات مع فريقك وتعين النشاطات والمهام التي يجب القيام بها على المستند.
حسناً إذا كنت بحاجة إلى نظام إدارة المستندات لا تترد في التواصل معنا.
أقراء ايضا: