نظام إدارة العقود يقوم بأتمتة العقود وتتبعها ومراقبتها. يتم تكليف الممثلين مثل مندوبي المبيعات أو ممثلي الحسابات، الذين يشاركون في جانب التفاوض من التعاقد، بتحديد الشروط واتفاقيات مستوى الخدمة، وتعديل الاتفاقيات، وتنفيذ العقود، تشارك الإدارات القانونية على جانبي الصفقة في عملية التعاقد لضمان الامتثال للقوانين واللوائح بالإضافة إلى قواعد الشركة الداخلية.
يبسط نظام إدارة العقود هذه العمليات من خلال السماح للمستخدمين بإنشاء العقود المعقدة وتخزينها وإدارتها وتحديد خطها الأحمر ومشاركتها. يساعد النظام في القضاء على الاختناقات في عملية التفاوض على العقود من خلال تمكين المؤسسات من تبسيط عمليات المبيعات والتعاون أثناء إنشاء العقد. يتلاءم نظام إدارة العقود عادةً مع مجموعة من الأدوات المستخدمة للتعامل مع علاقات البائعين أو المقاولين بشكل عام ويتكامل بشكل عام مع الانظمة الأخرى مثل العملاء والشركات والمستندات والبريد الكتروني والمشاريع.
نظام إدارة العقود
نظام إدارة العقود يوفر للمستخدمين النهائيين رؤية تعاونية لعمليات العقد. يتيح ذلك للشركات تسريع إنشاء العقود عن طريق أتمتة العمليات الزائدة عن الحاجة. ويقدم نظام إدارة العقود قواعد بيانات التي تخزن جميع العقود في موقع مركزي. تحتوي قواعد بيانات العقود هذه على إمكانات بحث مضمنة، مما يجعل من السهل العثور على عقود معينة تبحث عنها.
على الرغم من أنه يجب على جميع الشركات تقريبًا إنشاء العقود، إلا أن نظام إدارة العقود يمكن أن يساعد بشكل خاص الشركات مثل شركات الرعاية الصحية وشركات المحاماة وشركات الإنتاج وشركات المقاولات وشركات التقنية وشركات الصيانة التي يجب عليها إنشاء عقود طويلة ومعقدة.
مميزات نظام إدارة العقود
- زيادة الكفاءة داخل مؤسستك عن طريق أتمتة عمليات التعاقد المعقدة
- تبسيط إدارة العقود عن طريق أنشائها وتخزينها في مكان مركزي.
- زيادة التواصل بين الفرق الداخلية والخارجية.
- تحسين أوقات دورات العمل من خلال تبسيط عملية التعاقد.
- تقوية العلاقات مع شركاء الأعمال.
- مراقبة المخاطر والامتثال بشكل استباقي.
- سهولة التتبع للدفع وفترات التعاقد.
فوائد نظام إدارة العقود
يقدم نظام إدارة العقود فوائد لا حصر لها للشركات التي تتطلع إلى تبسيط عملية التعاقد مع عملائها.
بعض هذه الفوائد تشمل:
- مستودع العقود التي تخزن جميع العقود في موقع مركزي لسهولة البحث فيها.
- تعاقد تعاوني يسمح للمستخدمين بالتعاون من خلال النظام.
- قوالب العقود التي تتيح للمستخدمين الاستفادة من البنود المكتوبة مسبقًا.
- مرفقات العقد مثل الصور والمذكرات والعروض.
- عمليات الموافقة على العقود بسلاسة بحيث يتم دمج مهام سير عمل الأقسام بسلاسة في النظام.
للحصول على نظام إدارة العقود وللمزيد من المعلومات لاتترد في التواصل بنا.
أقرأ أيضاً: